10 лет успеха:2006-2016
8 (800) 500-92-06
Бесплатный звонок из регионов

Корпоративные системы электронной почты, опыт управления корпоративным хостингом в бизнесе

Главная / Статьи / Корпоративные системы электронной почты, опыт управления корпоративным хостингом в бизнесе

Активное использование информационных технологий и систем для ведения бизнеса в последние годы привело к тому, что финансовый успех компании напрямую зависит от того, насколько надёжными и безопасными будут эти составляющие бизнеса. И если временная неработоспособность веб-сайта небольшой, средней или даже крупной компании нанесёт урон лишь имиджу компании (если, конечно, это не онлайн-магазин), то сбои в приеме, отправке и обработке корпоративной электронной почты могут обернуться несогласованными действиями, невыполнениями обязательств, сорванными сроками выполнения заказов. И, как следствие, упущенной прибылью, а то и прямыми убытками для компании.

Опыт управления корпоративным хостингом электронной почты

Высокая востребованность услуг электронной почты позволяет говорить о значимости такого средства общения для успешного ведения бизнеса. Электронная корпоративная почта не менее важна в современном офисе, чем телефон. И если пользование телефоном настолько же бесхитростно, насколько этот вид связи и привычен человеку, то корпоративная почта гораздо более функциональна и, следовательно, уязвима.

Закупая телефонные номера компания договаривается о них с компанией-оператором (как правило естественным монополистом, МГТС). Далее, как правило, устанавливается мини-атс, что при небольшом количестве городских линий позволяет при необходимости телефонизировать каждого сотрудника. Однако сервис-провайдером данной услуги – телефонной связи остаётся городская телефонная сеть. Создание, запуск и пользование системой корпоративной электронной почтой возможно для компании среднего бизнеса (малый бизнес будет, скорее всего, пользоваться услугами популярных бесплатных почтовых хостингов: mail.ru, yandex.ru и т.д., для крупного же бизнеса такой выбор не стоит – однозначно второй вариант) по двум вариантам: первый - почтовый хостинг расположен и обслуживается на площадке интернет-сервис провайдера; второй - почтовый сервер расположен и обслуживается специалистами по информационным технологиям (ИТ) в самой компании.

Первый способ мало популярен из-за справедливых опасений компаний перлюстрации электронной корреспонденции и возможности утечки коммерческой информации, а также из-за необходимости дополнительных расходов. Второй подход применяется гораздо чаще: если в компании имеется свой ИТ-отдел, то почему бы не возложить эту обязанность на него ?

Какими же средствами обладает ИТ-отдел для успешного решения поставленной ему задачи ? Как сделать общение с миром (поставщики, партнеры, потребители) посредством электронной почты надежным, защищенным, безопасным ? Как сделать эту коммуникационную визитную карточку компании выглядящей солидно, индивидуально и связать в сознании адресата понятия «надёжная почта – надёжная компания» ?

Памятуя о том, что чуть более чем половина всех установленных почтовых серверов на сегодняшний день это Exchange, чуть более 20% - Domino, а остальное – разработки третьих фирм, нужно отметить, что решить эти задачи будет весьма непросто.

В сфере безопасности – сервис-паки и различные заплатки для почтовых серверов (Exchnage, например) выходят с завидной регулярностью и защищенность серверов всё равно оставляет желать лучшего. Яркий пример тому – недавние эпидемии вирусов «I Love You» и «Nimda» в частности и неуклонный рост популярности почтовых вирусов вообще. Антивирусное же программное обеспечение (ПО) зачастую стоит дороже самого почтового сервера. Недостаточно богаты возможности пре- и пост-процессинга почты – реализация любой не стандартной функции сервера потребует изучения макро-языка и самостоятельного написания оной, либо дополнительных затрат на услуги сторонних разработчиков (в зависимости от нестандартности требуемой функции).

Не учтена и специфика отечественного интернета – выделенные каналы невысокой пропускной способности, низкий уровень знаний и навыков пользователей (типичный пример, знакомый любому ИТ-отделу, отправка сотрудником doc/xls/ppt-файла значительного объема в оригинальном, несжатом формате и, как следствие, перегрузка почтового сервера и канала связи с провайдером).

Достаточно серьёзной проблемой также является не оптимальные в смысле безопасности настройки «по умолчанию», принятые в некоторых системах. Exchange 5.5, например, по умолчанию работает в режиме сервера-посредника для пересылки «чужой» почты другим серверам (relay). Этим часто пользуются спамеры для массовой рассылки нежелательной электронной корреспонденции (как правило, рекламы). Недостаточная квалификация сотрудников ИТ-отдела может стать причиной того, что настройки оставят «как есть» и корпоративный почтовый сервер будет переполнен обработкой «чужой» почты.

К счастью в настоящее время на рынке серверного ПО формируется ниша, которую условно можно было бы назвать «почтовыми щитами». Одной из немногих компаний, работающих в этом направлении, является GFI Software Ltd. (www.gfi.com), уже третий год выпускающая продукт MailEssentials (www.gfi.com/me). В отличие от всех остальных программ это не самостоятельный почтовый сервер с некоторыми функциями защиты, а специализированный продукт нуждающийся в полнофункциональном корпоративном почтовом сервере и работающий с ним в связке. Весьма оригинальный подход: с одной стороны такая специализация – недостаток, потребитель должен купить два продукта, с другой стороны – достоинство, в компании GFI понимают, что потребность в их продукте ощущают компании с уже сложившейся ИТ-структурой, когда любая смена или миграция программного обеспечения выливается в серьёзные временнЫе и денежные затраты. Установка же MailEssentials не требует отказа от уже использующегося сервера Exchange/Domino/и т.д. и производится «на лету». Также узкая специализация позволяет разработчикам сосредоточиться на решении определённого круга задач, что, на наш взгляд, им вполне и удалось.

Хотя самим производителем MailEssentials позиционируется как средство «проверки содержимого электронной почты и антивирусная защита» для отечественного корпоративного пользователя будут более чем полезны и другие функциональные возможности этого продукта.

Почтовый брандмауэер

– режим работы, при котором сервер корпоративной почты находится внутри корпоративной сети предприятия и защищен межсетевым экраном, а доставка сообщений адресатам поручается MailEssentials. Эта функция позволяет обезопасить почтовый сервер от вторжений извне – злоумышленник просто «не увидит» его.

Предупреждение об ответственности

(disclaimer – англ., юр. отказ от прав на что-либо) - принудительное присоединение к телу каждого исходящего письма заранее определённого короткого текста. Здесь может находиться информация о компании, реквизиты и т.п., а может и предупреждение об условиях использования содержащейся в письме информации. Такая функция отсутствует у подавляющего большинства почтовых серверов и поможет созданию имиджа серьёзной компании, заботящейся о внешнем виде электронных сообщений своих сотрудников.

Антивирусная защита

– благодаря встроенному антивирусу все сообщения автоматически проверяются на наличие вредоносных программ. Это та самая профилактика, которую лучше провести заранее, чем лечить потом болезнь-вирус, заразивший корпоративную интра-сеть.

Архивация принятой и отправленной корреспонденции

– MailEssentials может сохранять копии всей входящей и исходящей почты. Эта функция поможет восстановить утраченную переписку. Опять же не секрет, что на многих отечественных предприятиях электронные сообщения работников перлюстрируются. В таких организациях MailEssentials позволит усилить контроль за сотрудниками.

Проверка содержимого/антиспам

– поможет остановить поток нежелательной корреспонденции, возрастающий в интернете день ото дня. Возможна блокировка сообщений по заданному слову в заголовке/тексте письма. Позволит сократить потери рабочего времени из-за использования сотрудниками корпоративной почты в личных целях. Также возможна антиспам-проверка корпоративной почты сотрудников.

Автоматическое сжатие по критерию

– включает встроенный архиватор для сжатия (формат zip) вложенных в исходящее письмо файлов. Сжатие можно настроить по критерию – файл более определенного размера, расширение из списка и т.д. Позволяет экономить пропускную способность исходящего канала при отправке корреспонденции.

Шифрация/дешифрация корреспонденции

– криптографическая защита входящей и исходящей почты «на лету». По общедоступным каналам электронная почта передаётся и принимается в нечитаемом зашифрованном виде и автоматически без участия конечного пользователя-сотрудника дешифруется для передачи по корпоративной сети. Применяется известный криптографический пакет PGP, использующий технологию открытого ключа, со стойкостью до 4096 бит.

Отчёты

– подробная отчетность по объёму, количеству, времени суток, целевому домену и пользователю отправленной и принятой корреспонденции. Позволит ИТ-отделу прогнозировать информационные потоки и сбалансировать нагрузку на почтовый сервер.

MailEssentials работает под управлением Windows NT и Windows 2000. Тестовая полнофункциональная версия на 90 дней может быть загружена с веб-сайта компании.

Итак, MailEssentials – специализированная программа обработки и управления электронной почтой, адресована широкому кругу компаний, поддерживающих системы корпоративной почты самостоятельно. MailEssentials позволит столь важному бизнес-инструменту, каким безусловно является электронная почта, работать стабильнее, а следовательно повысить доверие клиентов и партнеров к компании, положительно отразиться на имидже.


При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт TENDENCE.RU обязательна!

2712 просмотров