10 лет успеха:2006-2016
8 (800) 500-92-06
Бесплатный звонок из регионов

Корпоративная почта: архивация (теневое копирование) входящих и исходящих сообщений

Главная / Статьи / Корпоративная почта: архивация (теневое копирование) входящих и исходящих сообщений

Под архивацией или теневым копированием всей входящей и исходящей корпоративной электронной почте подразумевается автоматическое создание копии каждого поступающего с\на адреса сообщения независимо от действий самого получателя/отправителя. Копирование, как правило, производится на отдельный почтовый ящик корпоративного домена, при этом заголовки «От», «Кому» и тело сообщения остаются исходными. При необходимости возможно разделение архивных потоков по неким критериям, например, копирование почты сотрудников разных отделов производится на разные адреса.

архивация (теневое копирование) входящих и исходящих сообщений

Для каких целей на предприятии может потребоваться архивация всей переписки в корпоративной почте?

Контроль за действиями сотрудников

Наиболее востребованная функция архивации почты. Имея доступ к копиям всей переписки подчинённых руководитель в любой момент может восстановить, например, историю переписки с клиентом и убедиться, в том насколько ответственно сотрудник выполняет свои должностные обязанности. Был ли отправлен ответ на письмо заказчика? Был ли ответ оперативным (копии сохраняют оригинальные дату и время сообщения)? Было ли электронное письмо работника по существу и исчерпывающим? Наконец, был ли он элементарно вежлив с подрядчиком/клиентом?

Особенно полезным свойством теневого копирования является невозможность само сотрудника повлиять на то какие письма попадут в архив, а какие нет — копируется всё вне зависимости от его желания или действий. То есть он может удалить «неудобное» сообщение в своём почтовом ящике и опустошить корзину и даже отформатировать жёсткий диск своего компьютера, однако сообщение в архиве останется неприкосновенным.

Осуществлять контроль за корпоративной перепиской сотрудников может как сам руководитель лично, так специалист службы безопасности компании (при наличии таковой) или любые другие ответственные лица — в зависимости от конкретного случая.

Возможность восстановления переписки

Если доступ к почте осуществляется по протоколу POP3 и хранение сообщений происходит на компьютерах пользователей, весьма вероятна потеря всей переписки в случае выходя из строя жёсткого диска или заражения вирусом. В таком случае восстановление из архива обеспечит быстрое возобновление рабочей переписки, клиентской базы, делового процесса в целом.

Архивация почты с юридической точки зрения

Во избежание юридических коллизий и возможных претензий со стороны сотрудников желательно документально закрепить право работодателя на архивацию, копирование и дальнейшую обработку любых сообщений в корпоративной почте сотрудника. Сделать это можно путём добавления соответствующего пункта в трудовой договор или, если в компании практикуется подписание дополнительного договора/обязательства/соглашения о неразглашении коммерческой тайны, то в этом документе. Так процесс создания и сохранения копии любого сообщения из переписки сотрудника приобретёт юридически значимый статус.

Техническая реализация копирования переписки

Наиболее простым и удобным образом архивацию можно реализовать с площадке хостера услуг корпоративной почты. Заказчик формулирует условия, по которым должна создаваться копия тех или иных (или всех) сообщений определённых (или всех) сотрудников, а поставщик услуги, провайдер хостинга почты настраивает своё оборудование соответствующим образом. Для доступа к архиву переписки наиболее универсальным следует признать копирование сообщений в специально выделенный для этого ящик.

Если доступ ответственного сотрудника к этому ящику осуществляется по протоколу IMAP, возможна сортировка копий сообщений по папкам. Например, иерархическая структура:

  • сотрудник 1
    • входящая
    • исходящая
  • сотрудник 2
    • входящая
    • исходящая
  • сотрудник 3
    • входящая
    • исходящая

В большинстве случаев этого более чем достаточно. Пользователю ящика с копиями нужно лишь следить за тем, чтобы он не переполнялся и не были превышены лимиты квот на максимальный объём, занимаемый сообщениями или на их максимальное количество.

Заключение

Контроль за корпоративной почтой с помощью её архивации (теневого копирования) — мощное средство защиты от утечек коммерческой тайны, средство контроля и оценки эффективности деятельности сотрудников, а также создания резервной копии на случай выходя из строя оборудования или ПО. Сложно переоценить важность корпоративной почты в бизнес-процессах современной компании, архивация же даёт руководителю мощное средство контроля за её потоками.

Профессиональный хостинг-провайдер корпоративной почты Tendence.ru с 2006 года предоставляет своим заказчикам самые широкие возможности по контролю за почтовыми потоками.


При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт TENDENCE.RU обязательна!

3064 просмотра