На связи в WhatsApp
8 (800) 707-26-48
Бесплатный звонок из регионов

Электронная почта для бизнеса

Главная / Статьи / Электронная почта для бизнеса

Корпоративная почта — незаменимая часть бизнес-процесса современной компании. Невозможно представить среднюю, а иногда и малую, не говоря уже о крупных, компанию, не использующую повседневно электронную почту. Какие возможности, преимущества даёт электронная почта компаний, на каких вопросах нужно заострить внимание для её безопасной эксплуатации и эффективного результата?

Групповые рассылки

Групповая рассылка по корпоративной почте — очень удобное средство оперативной коммуникации между/внутри организационных единиц компании. И правда, куда как удобнее отправить одно письмо на общий ящик, скажем, supply@ чтобы его получили все 50 коллег из отдела снабжения, чем создавая письмо вручную добавлять все полсотни адресов. А общая почта для организации everyone@ может быть использована любым сотрудником компании для отправки сообщения всем коллегам без исключения. Разумеется, предоставление доступа к общей электронной почте компании сотрудникам предполагает определённую корпоративную культуру, а то мало ли чего они могут разослать...

Корпоративная почта в современной компании

Для такой функциональности программное обеспечение почтового сервера должно поддерживать списки рассылки/группы. Групповая рассылка может не ограничиваться доменом лишь организации, для добавления пригодны любые email-адреса. Например, можно создать почту для рассылки писем поставщикам, клиентам. При этом каждый получатель в поле «Кому:» будет видеть только свой адрес, не видя других получателей рассылки. Права на рассылку также можно выдать каждому её члену различные — кому-то только на чтение, кому-то на чтение и на отправку сообщений в групповую рассылку.

Перенося почту на почтовый хостинг непременно поинтересуйтесь у провайдера услуги об опции групповых рассылок.

Корпоративная бизнес-почта

Почта как среда документооборота

Среда корпоративной почты вполне пригодна для документооборота малой и средней компании. Согласование договоров, отправка счетов, актов и прочих документов ныне повсеместно происходит в электронном виде именно посредством корпоративной почты. Лишь окончательные оригиналы документов передаются в бумажном виде. Благодаря корпоративному документообороту посредством электронной почты компания экономит на бумаге и тонере принтеров, сокращает сроки прохождения согласований документов, повышает эффективность работы сотрудников. Без доменной почты сделать это для малого и среднего бизнеса было бы весьма затруднительно, если вообще возможно — коммерческие системы документооборота весьма дороги и громоздки, требуют обучения сотрудников. Для небольших предприятий функционала, предоставляемого email для этих целей более чем достаточно. Единственный недостаток электронной почты для организации в разрезе документооборота, невозможность документарно подтверждать согласование документов разными людьми, можно в некоторой степени решить применением электронных цифровых подписей (ЭЦП).

Корпоративная почта — инструмент имиджа. Дисклеймеры

Когда сотрудники ежедневно общаются с десятками, сотнями, а иной раз тысячами адресатов: поставщиков, клиентов, подрядчиков, оформление исходящих писем неизбежно формирует имидж компании. Сравните, подпись «Это сообщение проверено бесплатной версией антивируса XXX» и подпись, содержащую фамилию, имя, должность сотрудника, его офисный, мобильный телефоны.

Модным в последнее время стало вставлять в подписи различные картинки: логотипы компании, логотипы продуктов, баннеры акций и т. д. Более того, некоторые умудряются вставлять логотипы социальных сетей со ссылками. Это не может считаться хорошей практикой. Ведь кроме увеличения объёма письма при пересылке за счёт вставленных изображений, что может быть ощутимым для пользователей мобильного интернета, приём таких писем почтовыми серверами получателей может быть затруднён, так как обилие ссылок с картинок очень похоже с точки зрения спам-фильтра на рассылки спама. Такие письма могут попадать в карантин, метиться как подозрительные или вовсе отвергаться почтовыми серверами получателей.

Проблема спама на электронную почту

Дисклеймеры — отдельная история. Желание подражать формату электронной почты фирмы Запада, в автоматическом режиме присоединяющих к переписке своих сотрудников тексты юридических предупреждений, приводит появлению вот таких опусов-«простыней», присоединённых к каждому письму:

Информация, в этом сообщении, предназначена исключительно для конкретных лиц, которым она адресована. В сообщении может содержаться конфиденциальная информация, которая не может быть раскрыта или использована кем-либо кроме адресатов. Если вы не адресат этого сообщения, то использование, переадресация, копирование или распространение содержания сообщения или его части - незаконно и запрещено. Если Вы получили это сообщение ошибочно, пожалуйста, немедленно сообщите отправителю об этом, удалите со всем содержимым само сообщение и любые возможные его копии и приложения. The information contained in this communication is intended solely for the use of the individual or entity to whom it is addressed and others authorized to receive it. It may contain confidential or legally privileged information. The contents may not be disclosed or used by anyone other than the addressee. If you are not the intended recipient(s), any use, disclosure, copying, distribution or any action taken or omitted to be taken in reliance on it is prohibited and may be unlawful. If you have received this communication in error please notify us immediately by responding to this email, then delete the e-mail and all attachments and any copies thereof.

Беда о такого подражательства ещё в том, что при каждом ответе добавляется новая «простыня» дисклеймера. И так до бесконечности... Или пока получатель не начнёт вручную удалять избыток текста.

Корпоративные шутники

Несерьёзно о серьёзном — юмор и шутки в корпоративной почте

45% процентов опрошенных офисных сотрудников не видят ничего предосудительного в пересылке писем и картинок юмористического содержания коллегам. Это следует из отчёта, составленного исследовательской организацией YouGov ещё в 2005 году. Надо полагать, с тех пор процент мог измениться лишь в сторону увеличения, количество любителей поделиться радостью посредством рабочей почты выросло. В этом не было бы ничего плохого, если бы злокозненные писатели вирусов и троянских программ не поднаторели бы за последние годы столь успешно в социальной инженерии и не эксплуатировали бы нещадно любой мало-мальски пригодный повод для распространения своих зловредов. В канун каждого нового года спамеры начинают бомбить почтовые адреса спамом с заражёнными вложениями, маскирующимися под поздравительные открытки, предновогодние игры, ссылками на вредоносные сайты и так далее. Само собой, эти 45% респондентов сразу попадают в группу повышенного вирусного риска, так как многие из них начинают рассылать заражённые вложения коллегами по корпоративной почте.

Качественный хостинг корпоративной почты должен осуществлять антивирусную проверку всех проходящих через него сообщений. Подключаться к сервису хостинга почты без такой функциональности не следует.



При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник — сайт обязательна!

Корпоративная почта Tendence.ru

Тестировать бесплатно
Заказать хостинг почты
Тестовый период
Домен


Начать тестирование


21129 просмотров