8 (800) 500-92-06
Бесплатный звонок из регионов

Корпоративная почта в современной компании

Главная / Статьи / Корпоративная почта в современной компании

Корпоративная почта — неотъемлемая часть бизнес-процесса современной компании. Невозможно в наши дни представить среднюю, а иногда и малую, не говоря уже о крупных, компанию, не использующую повседневно корпоративную почту. Какие возможности предоставляет, какие преимущества несёт корпоративная электронная почта и на какие вопросы необходимо обратить особое внимание для её эффективной и безопасной эксплуатации?

Групповые рассылки

Групповая рассылка по корпоративной почте — очень удобное средство оперативной коммуникации между/внутри организационных единиц компании. И правда, куда как удобнее отправить одно письмо на общий адрес, скажем, supply@ чтобы его получили все 50 коллег из отдела снабжения, чем создавая письмо вручную добавлять все полсотни адресов. А общий адрес everyone@ может быть использован любым сотрудником компании для отправки сообщения всем коллегам без исключения. Разумеется, предоставление таких возможностей сотрудникам предполагает наличие определённой корпоративной культуры, а то мало ли чего они могут разослать...

Корпоративная почта в современной компании

Для подобной функциональности программное обеспечение почтового сервера должно поддерживать списки рассылки/группы. Групповая рассылка может не ограничиваться доменом лишь организации, для добавления пригодны любые адреса электронной почты. Так, можно создать списки поставщиков, клиентов. При этом каждый получатель в поле «Кому:» будет видеть только свой адрес, не видя других получателей рассылки. Права на рассылку также можно выдать каждому её члену различные — кому-то только на чтение, кому-то и на чтение и на отправку сообщений в групповую рассылку.

Перенося корпоративную почту на почтовый хостинг обязательно поинтересуйтесь у провайдера услуги о наличии опции групповых рассылок.

Корпоративная почта как среда документоборота

Среда корпоративной почты вполне пригодна и документооборота малой и средней компании. Согласование договоров, отправка счетов, актов и прочих документов ныне повсеместно происходит в электронном виде именно посредством корпоративной почты и лишь окончательные оригиналы документов передаются в бумажном виде. Благодаря корпоративному документообороту посредством электронной почты компания экономит на бумаге и тонере принтеров, сокращает сроки прохождения согласований документов, повышает эффективность работы сотрудников. Без корпоративной почты реализовать это для малой и средней компании было бы весьма затруднительно, если вообще возможно — коммерческие системы документооборота весьма и весьма дороги и громоздки, требуют обучения сотрудников. Для подавляющего большинства небольших организаций функционала, предоставляемого электронной почтой для этих целей более чем достаточно. Единственный недостаток почты в разрезе документооборота, невозможность документарно подтверждать согласование документов разными людьми, можно в некоторой степени решить с помощью электронных цифровых подписей.

Корпоративная почта — средство создания имиджа. Дисклеймеры

Когда сотрудники компании ежедневно общаются с десятками, сотнями, а то и тысячами адресатов: поставщиков, клиентов, подрядчиков, оформление исходящих электронных сообщений неизбежно формирует имидж компании. Сравните, подпись «Это сообщение проверено бесплатной версией антивируса XXX» и подпись, содержащую фамилию, имя, должность сотрудника, его офисный и мобильный телефоны.

Модным в последнее время стало вставлять в подписи различные картинки: логотипы компании, логотипы продуктов, баннеры акций и т. д. Более того, некоторые умудряются вставлять логотипы социальных сетей со ссылками. Это не может считаться хорошей практикой. Ведь помимо увеличения объёма письма при пересылке за счёт вставленных изображений, что может быть весьма чувствительным для пользователей мобильного интернета, приём таких писем почтовыми серверами получателей может быть затруднён, так как обилие ссылок с картинок в письме имеет много общего с точки зрения спам-фильтра с рассылками спама. Такие письма нередко из-за этого попадают в карантин, метятся как подозрительные или вовсе отвергаются почтовыми серверами получателей.

Дисклеймеры — отдельная история. Желание подражать формату корпоративной почты западных компаний, в автоматическом режиме присоединяющих к переписке своих сотрудников тексты предупреждений, приводит появлению вот таких опусов-«простыней», присоединённых к каждому письму:

Информация, в этом сообщении, предназначена исключительно для конкретных лиц, которым она адресована. В сообщении может содержаться конфиденциальная информация, которая не может быть раскрыта или использована кем-либо кроме адресатов. Если вы не адресат этого сообщения, то использование, переадресация, копирование или распространение содержания сообщения или его части - незаконно и запрещено. Если Вы получили это сообщение ошибочно, пожалуйста, незамедлительно сообщите отправителю об этом и удалите со всем содержимым само сообщение и любые возможные его копии и приложения. The information contained in this communication is intended solely for the use of the individual or entity to whom it is addressed and others authorized to receive it. It may contain confidential or legally privileged information. The contents may not be disclosed or used by anyone other than the addressee. If you are not the intended recipient(s), any use, disclosure, copying, distribution or any action taken or omitted to be taken in reliance on it is prohibited and may be unlawful. If you have received this communication in error please notify us immediately by responding to this email and then delete the e-mail and all attachments and any copies thereof.

Беда о такого подражательства ещё в том, что при каждом ответе на такое письмо добавляется новая «простыня» дисклеймера. И так до бесконечности... Или пока получатель не начнёт вручную удалять избыток текста.

Несерьёзно о серьёзном — юмор и шутки в корпоративной почте

45% процентов опрошенных офисных сотрудников не видят ничего предосудительного в пересылке писем и картинок юмористического содержания по корпоративной почте коллегам. Это следует из отчёта, составленного исследовательской компанией YouGov ещё в 2005 году. Надо полагать, что с тех пор могла измениться лишь в сторону увеличения любителей поделиться радостью посредством корпоративной почты. И в этом не было бы ничего плохого, если бы злокозненные писатели вирусов и троянских программ не поднаторели бы за последние годы столь успешно в социальной инженерии и не эксплуатировали бы нещадно любой мало-мальски пригодный повод для распространения своих зловредов. В канун каждого нового года спамеры начинают бомбить электронную почты спамом с заражёнными вложениями, маскирующимися под поздравительные открытки, предновогодние игры и так далее. Само собой, эти 45% респондентов сразу попадают в группу повышенного вирусного риска, так как многие из них начинаю пересылать заражённые вложения коллегами по корпоративной почте.

Качественный хостинг корпоративной почты должен осуществлять сканирование и антивирусную проверку всех проходящих через него сообщений. Приобретать услугу хостинга почты без такой функциональности не следует.


При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт TENDENCE.RU обязательна!

8926 просмотров