8 (800) 707-46-28
Бесплатный звонок из регионов

Правила создания корпоративной почты

Главная / Статьи / Правила создания корпоративной почты

Важность и необходимость корпоративной почты очевидны. На этапе выбора наименования адресов корпоративной почты имеет смысл следовать определенным правилам, обеспечивающих простоту и удобство их использования в дальнейшем.

Логика создания адресов корпоративной почты

Логику создания ящиков поясним на примере. Адрес корпоративной почты, который содержит чёткое название отдела или должности, несёт в себе информацию о конечном пользователе. Клиент компании, отправляя письмо на buh@domain.ru, понимает, что почта поступит в бухгалтерию. А ящик с непонятным именем или набором символов только внесёт сумятицу и запутает адресата. Коммуникация с вашими контрагентами будет серьёзно усложнена.

При этом внутренняя почта сотрудников, принцип наименования которой содержит в себе личную или служебную информацию (имя и фамилия, должность, структурное подразделение) облегчает коллегам рабочие коммуникации.

Правила создания корпоративной почты

Принципы построения

Принцип 1. Связь с бизнес-процессами

Это наиболее важный принцип построения корпоративной почты. Настройки системы будут зависеть от нескольких критериев:

  • наличия структурных подразделений и/или филиалов;
  • порядка карьерного роста подчиненных;
  • необходимости руководителей мониторить почту своих подчинённых.

Верные настройки упростят коммуникацию между структурными подразделениями, обеспечат контроль за документооборотом. Для этого настраивается переадресация всей корреспонденции руководителю предприятия или отдела по специальным папкам для мониторинга. Подключаются фильтры для сортировки сообщений по различным критериям.

Принцип 2. Обезличенность единичных должностей

Сотрудникам, должность которых единственная на предприятии, имеет смысл создать обезличенное имя почты. К примеру, в организации главный бухгалтер один и нецелесообразно создавать ему почтовый адрес, название которого содержит ФИО. Достаточно указать должность (glavbuh@domain.ru) и тогда можно воспользоваться следующими преимуществами:

  • с приходом нового работника он продолжит пользоваться почтой предшественника, имея доступ ко всей переписке (в противном случае придётся перенаправлять письма на новый почтовый ящик, либо открывать доступ к почте прежнего сотрудника);
  • контрагенты не заметят кадровых изменений, они будут продолжать пользоваться привычным адресом;
  • сотрудникам компании не придётся запоминать новый адрес.

С учётом сказанного рекомендуется в подобных случаях создавать почтовые ящики с привязкой к должности, а не к имени сотрудника.

К выбору имени почтовых адресов вообще следует подходить очень ответственно и учитывать все нюансы будущего использования. Например, если компания работает на внутреннем рынке, то не следует буквально подходить к выбору имени. Почта юриста lawyer@domain.ru будет вызывать затруднения у контрагентов, так как пока, к сожалению, не все знают английский язык в достаточной степени. И наоборот, сотрудничество с зарубежными партнёрами будет затруднительно с именем почты вида urist@domain.ru, оно не будет понятно иностранным контрагентам вашей компании.

Принцип 3. Одинаковый механизм создания почты для сотрудников на типовых должностях

Вариантов наименования в этом случае может быть несколько. Главное придерживаться одного и следовать ему всегда, чтобы избежать путаницы. Так, можно выбирать первую букву имени и фамилию, имя и первую букву фамилии, должность и номер, даже телефон (служебный или личный). Выбор механизма будет зависит от конкретного случая.

Принцип 4. Отдельные почтовые ящики для наиболее важных задач

Создав несколько отдельных ящиков с простыми именами можно не только упростить решение разных задач, но и измерить конверсию от рекламы. Например, многие компании публикуются в справочниках, дают рекламу в сети и СМИ, принимают участие в выставках и т.п. Чёткое разделение почты для разных направлений с понятным наименованием для каждого отдельного ящика обеспечивает измерение эффективности всех способов.

При этом стоит помнить, что контролировать всю почту одному человеку будет неудобно. Для облегчения задачи можно создать отдельный ящик для сборки всех писем, а в уже нём второстепенные ящики с настройкой сортировки корреспонденции по разным правилам.

Принцип 5. Не создавайте почту, если она не нужна

Возможно, немного странный принцип, но он может быть весьма полезен. Много ящиков это плохо, их не очень удобно контролировать и вычитывать. От этого возрастает риск пропустить важное сообщение или событие. Вместо массы почтовых ящиков целесообразно создать алиас — виртуальную почту, которой не существует в реальности. Письмо, попадая на адрес-псевдоним, переадресуется на основной ящик, следуя заранее настроенным правилам.

Также эффективно использовать групповую рассылку. В этом случае несколько почтовых ящиков объединяются в общую группу. Письмо, отправленное на групповой адрес, получают все участники рассылки.

Пользуясь богатым опытом, накопленным с 2006 года, наша компания предлагает наиболее эффективную структуру рабочей почты. Мы анализируем бизнес и определяем оптимальную систему корпоративной почты. При этом обеспечивается не только разовая настройка, но и постоянная поддержка работоспособности всей инфраструктуры.


При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт TENDENCE.RU обязательна!

120 просмотров