8 (800) 707-46-28
Бесплатный звонок из регионов

Этикет переписки корпоративной почты

Главная / Статьи / Этикет переписки корпоративной почты

Существуют определённые правила электронной деловой переписки. Их несоблюдение может нанести серьёзный урон репутации компании, привести к оттоку деловых партнеров и клиентов компании.

Как театр начинается с вешалки, так и переписка начинается с почтового адреса. Оптимальный вариант наименования корпоративного адреса – данные вашего ФИО. Например, инициалы и фамилия, или имя и фамилия, между которыми уместно поставить точку или подчеркивание.

Получение писем

  • проверяйте свой почтовый ящик как минимум два раза в день, лучше утром и после обеда;
  • при длительном отсутствии на рабочем месте целесообразным будет использование автоответчика, который проинформирует ваших абонентов о состоянии дел;
  • используйте функцию автопроверки с настройкой на получение почты каждые 2-3 минуты (но не реже 10 минут) с открытием в отдельном окне и звуковым уведомлением;
  • если нет возможности прочесть сообщение сразу, постарайтесь хотя бы пробежаться глазами по тексту– благодаря такой оценке вы сможете понять важность письма, определить требуемую срочность ответа.

Лучше всего при получении письма не затягивать с его изучением и ответом, оперативно реагировать.

Общепринятые правила, этикет корпоративной деловой переписки

Поле «Кому»

При получении электронного сообщения с двумя и более адресатами в поле «Кому», ответ может дать любой из них. Следует быть очень аккуратным с отправкой таких писем, ведь вы рискуете не получить ответ ни от одного из адресатов.

Поля «Копия» и «Скрытая копия»

В поле «Копия» заносят адресатов, которые получат сообщение исключительно для ознакомления, без обязательного ответа на него. Как правило, адресат, получивший письмо в копии, не отвечает на сообщение. При необходимости ответить, будет правильным начать ответ на такое письмо со слов «извините за вмешательство» или подобной формулировки.

Поле «Скрытая копия» позволяет продублировать сообщение кроме основного адресата скрытому получателю. При этом основной получатель об этом не узнает. Кроме того, такое поле может использоваться для массовой рассылки, в этом случае данные адресной книги получатели не узнают, в отличие от ситуации при использовании поля «Копия».

При формировании ответа на письмо с несколькими адресатами используйте функцию «Ответить всем». При этом в копиях ответа будут сохранены получатели первоначального сообщения.

Поле «Тема»

Тема письма играет важную роль переписке по электронной почте и не стоит игнорировать это поле. Указанная в нем информация должна перекликаться с общим содержанием сообщения. Не стоит использовать пустые заголовки, не несущие никакой информации – так поступают только новички и люди, не имеющие понятия о деловой переписке.

Ответ

При написании ответа не пользуйтесь транслитом (кроме тех случаев, когда у вас нет возможности использовать устройство с русифицированной клавиатурой). Если у вашего почтового клиента проблемы с кодировкой, вложите текстовый документ с ответом.

Используйте цитирование письма, на которое даёте ответ. Если вы цитируете полный текст, то ответ должен находиться вначале сообщения. При использовании ответа по пунктам исходного сообщения, отделите исходный текст пустыми строками. Кстати, чаще всего цитата начинается со специального знака «>».

Подпись

Автоматически вставляемая в конец каждого сообщения контактная информация облегчает общение с деловыми партнёрами и коллегами. Включите в подписмь варианты связи с вами:

  • фамилию и имя
  • должность, отдел
  • номер рабочего и мобильного телефона;
  • адрес электронной почты;
  • мессенджеры для быстрой связи.

При составлении подписи не используйте более 5-6 строк.

Вложения

Если нужно отправить файл во вложении, помните несколько важных правил. Нельзя использовать типы файлов, являющихся исполняемыми (EXE, BAT, COM и подобные) – практически все почтовые серверы и клиенты блокируют такие письма как угрозу безопасности. Для отправки нескольких файлов используйте сжатие распространёнными архиваторами RAR и ZIP.

Нормальный объём вложения – до 5 Мб. Об отправке письма с таким вложением получателя можно не предупреждать. При необходимости отправить файл большего размера следует уточнить у получателя о возможностях его почтового сервера принять такое письмо.

Не пересылайте письмо с вложением сомнительного содержания, даже если получатель – ваш хороший знакомый. Вы можете поставить его в неловкое положение, ведь во многих организациях входящие сообщения проверяются службой безопасности.

Не стоит открывать сообщение с вложением от неизвестного отправителя, по крайней мере без предварительного предупреждения. А при отправке вложения обязательно укажите, что оно содержит: текст договора, счёт, презентацию и т.д.

Отправляя ссылку, поместите её в тексте сообщения, но ни в коем случае не в теме письма. Получатель письма может легко перейти на ресурс, нажав на гиперссылку в тексте, но не в теме. Можно добавить описание к ссылке – так сразу станет понятно, что это за сайт.

Не используйте в ответе прописных букв, не выделяйте часть текста цветом или шрифтом - письмо может быть опознано как спам сервером получателя и не попадёт в его ящик. По этикету деловой переписки на ответ отводится не более двух суток, не тяните с обработкой входящей корреспонденции.


При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт TENDENCE.RU обязательна!

142 просмотра