8 (800) 707-46-28
Бесплатный звонок из регионов

Корпоративная этика и корпоративная почта

Главная / Статьи / Корпоративная этика и корпоративная почта

Корпоративная этика — широкое понятие, охватывает различные аспекты деятельности компании. Ведение корпоративной почты один из них. Зачастую общение между коллегами с использованием служебных средств связи приводит к лишним действиям, ненужной трате времени. Среди основных проблем — несвоевременный ответ, игнорирование, невыполнение поставленных задач, малоинформативное оформление письма. В результате — требуется уточнять задачу по телефону, отвлекаться на лишние действия.

Проблема корпоративной этики в контексте корпоративной почты важна. Ведь она служит для:

  • постановки задач, контроля за их выполнением;
  • оповещения о происходящих событиях в компании;
  • координации отделов, филиалов, отдельных сотрудников.

Не существует жестких правил, регламентирующих работу с корпоративной почтой. Можно выделить несколько приемов, которые увеличат эффективность общения сотрудников.

Этикет в корпоративной почте

Основные правила составления письма

Необходимо правильно оформлять тему. Она должна нести информацию о проекте, к которому относится, об определенном действии (работа с клиентом, разгрузка товара, отправка груза). При помощи фильтров вы сможете по тегам в теме находить необходимые сообщения.

Важным является непосредственное содержание письма. Основным требованием к наполнению должна быть доступность информации для понимания. Если после получения сообщения на электронную почту подчиненный или коллега будет вам перезванивать для уточнения задачи, следует пересмотреть свой подход к составлению служебных писем. Можно стандартизировать бланки для разных целей и хранить их в черновиках, используя в качестве заготовок.

Заранее договоритесь о приоритетах — от высокого до очень низкого. Важность сообщения влияет на скорость ответа или выполнение распоряжения. Ответ на письмо с приоритетом «Самый высокий» должен быть составлен сразу же после получения. Сообщение с пометкой «Очень низкий» служит для общего информирования и не нуждается в немедленном реагировании.

Частота проверки почты

Этот параметр зависит исключительно от особенностей компании, отдела или филиала. Периодичность проверки должна быть регламентирована заранее в зависимости от интенсивности и других факторов. Например, раз в час, каждое утро и так далее.

С этой целью:

  • используйте настройки почтового клиента для проверки почты через определенный период времени;
  • применяйте уведомление адресата об отправке или получении от него уведомления;
  • для эффективности используйте систему фильтрации входящей почты, функции органайзера почтовых программ.

Возьмите за правило сообщать отправителю письма о том, когда вы сможете на него отреагировать – выполнить задачу, составить ответ.

Оповещение сотрудников

По правилам корпоративной этики будет не лишним извещать подчиненных или коллег о своем убытии с рабочего места. Для этого можно использовать заранее составленные списки рассылки. Таким образом вы увеличите эффективность работы отдела или компании. Оповещение возможно также в других ситуациях – внезапная задача, важная информация.

Сказанное выше не секрет для пользователей корпоративной почты. Следование этим простым правилам поможет повысить работоспособность структурного подразделения, наладить взаимоотношения с коллегами.


При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт TENDENCE.RU обязательна!

166 просмотров