Корпоративная этика — широкое понятие, охватывает различные аспекты деятельности компании. Ведение корпоративной почты один из них. Зачастую общение между коллегами с использованием служебных средств связи приводит к лишним действиям, ненужной трате времени. Среди основных проблем — несвоевременный ответ, игнорирование, невыполнение поставленных задач, малоинформативное оформление письма. В результате — требуется уточнять задачу по телефону, отвлекаться на лишние действия.
Проблема корпоративной этики в контексте корпоративной почты важна. Ведь она служит для:
- постановки задач, контроля за их выполнением;
- оповещения о происходящих событиях в компании;
- координации отделов, филиалов, отдельных сотрудников.
Не существует жестких правил, регламентирующих работу с корпоративной почтой. Можно выделить несколько приемов, которые увеличат эффективность общения сотрудников.
Основные правила составления письма
Необходимо правильно оформлять тему. Она должна нести информацию о проекте, к которому относится, об определенном действии (работа с клиентом, разгрузка товара, отправка груза). При помощи фильтров вы сможете по тегам в теме находить необходимые сообщения.
Важным является непосредственное содержание письма. Основным требованием к наполнению должна быть доступность информации для понимания. Если после получения сообщения на электронную почту подчиненный или коллега будет вам перезванивать для уточнения задачи, следует пересмотреть свой подход к составлению служебных писем. Можно стандартизировать бланки для разных целей и хранить их в черновиках, используя в качестве заготовок.
Заранее договоритесь о приоритетах — от высокого до очень низкого. Важность сообщения влияет на скорость ответа или выполнение распоряжения. Ответ на письмо с приоритетом «Самый высокий» должен быть составлен сразу же после получения. Сообщение с пометкой «Очень низкий» служит для общего информирования и не нуждается в немедленном реагировании.
Частота проверки почты
Этот параметр зависит исключительно от особенностей компании, отдела или филиала. Периодичность проверки должна быть регламентирована заранее в зависимости от интенсивности и других факторов. Например, раз в час, каждое утро и так далее.
С этой целью:
- используйте настройки почтового клиента для проверки почты через определенный период времени;
- применяйте уведомление адресата об отправке или получении от него уведомления;
- для эффективности используйте систему фильтрации входящей почты, функции органайзера почтовых программ.
Возьмите за правило сообщать отправителю письма о том, когда вы сможете на него отреагировать – выполнить задачу, составить ответ.
Оповещение сотрудников
По правилам корпоративной этики будет не лишним извещать подчиненных или коллег о своем убытии с рабочего места. Для этого можно использовать заранее составленные списки рассылки. Таким образом вы увеличите эффективность работы отдела или компании. Оповещение возможно также в других ситуациях – внезапная задача, важная информация.
Сказанное выше не секрет для пользователей корпоративной почты. Следование этим простым правилам поможет повысить работоспособность структурного подразделения, наладить взаимоотношения с коллегами.
295 просмотров