8 (800) 707-46-28
Бесплатный звонок из регионов

Почему не стоит смешивать личную и корпоративную почту

Главная / Статьи / Почему не стоит смешивать личную и корпоративную почту

Не стоит совмещать работу и личные дела. Это утверждение касается любых аспектов и особенно переписки. Не стоит совмещать корпоративную почту и личную переписку. Далеко не все люди следуют этому совету, попадая в неприятные ситуации. Это связано с незнанием прописных истин и с простой халатностью.

Опасность переписки с личной почты вместо корпоративной

Ярким примером использования личной электронной почты в служебных целях является скандал, связанный с одним из кандидатов в президенты США от Республиканской партии. Речь идёт о Хиллари Клинтон, которая пользовалась личным почтовым сервером для служебной переписки. В результате сервер был изъят, история получила широкую огласку во всем мире, не говоря уже о США. Хуже всего, что это случилось перед выборами на высокий государственный пост.

Данный случай произошел по вине известного политика, опыт и знания которого должны были подсказать о недопустимости подобных поступков. Обычные пользователи интернета имеют гораздо больше шансов попасть в некрасивую ситуацию. Конечно, уровень конфиденциальности информации, которой обменивалась Хиллари Клинтон, не сравнить с данными, известными большинству интернет-пользователей. Но в целом потеря ценной или секретной информации по причине отсутствия простой осторожности неприятна сама по себе, опасна для карьеры или даже свободы.

Личная почта против корпоративной

Такие ситуации широко распространены не только в США, поэтому говорить об этом нужно постоянно, напоминая всем пользователям о проблеме. По статистике, порядка 70% пользователей электронной почты оставляют свои личные почтовые ящики, регистрируясь на сайте госзакупок. Расположены эти электронные адреса на сервисах mail.ru и яндекс. Часть чиновников, регистрируясь, пользуется бесплатными почтовыми сервисами Gmail, Microsoft и другими. Это свидетельствует о высшей мере халатности и беспечности государственных деятелей в сферах ИТ-грамотности и информационной безопасности.

Конечно, можно пользоваться корпоративной почтой в личных целях, для переписки. Но любой сотрудник, поступающий так, должен быть готов к утечке личной информации, ведь начальник или специальная служба могут контролировать и изучать всю корреспонденцию. Более того, в некоторых компаниях могут даже изъять жёсткий диск рабочего компьютера для изучения хранящейся там информации. Если вы думаете, что работодатель не имеет права на такой контроль, то вы ошибаетесь.

Закон на страже личных интересов

Статья 138 УК РФ говорит о праве каждого на неприкосновенность частной жизни, переписки и переговоров. Уголовный кодекс гарантирует работнику неприкосновенность его личной жизни, тайну переписки. Это с одной стороны, а с другой находится работодатель, который имеет законные желания:

  • контролировать рабочий процесс;
  • пресекать утечку служебной информации;
  • обеспечить сохранность коммерческой тайны;
  • решить другие вопросы безопасности.

Законодательство также стоит на страже интересов работодателя, как и защищает каждого гражданина, в данном случае работника. В трудовом договоре указан пункт о неразглашении коммерческой тайны или служебной информации. При приёме на работу каждый подписывает этот документ и его нужно внимательно изучать. Таким образом закон заботится о каждом из участников рабочего процесса — работнике и его работодателе. И это забота всё о том же: тайне переписки, личной жизни и коммерческой тайне.

Если подписанный трудовой договор содержит пункт о запрете использования личной электронной почты в служебных целях, то проверка компьютера сотрудника, переписки работодателем вполне законна. Подобный запрет может быть описан в таком документе как внутренний трудовой распорядок или соглашение о конфиденциальности. Данные положения не противоречат законодательству.

Даже после увольнения, переписка бывшего сотрудника, хранящаяся в архиве, может быть восстановлена и просмотрена. При этом сотрудник не сможет оспорить действия работодателя, ведь пользование корпоративной почтой в личных целях, является нарушением внутреннего распорядка.

Использование личной почты в служебных целях также может принести большие проблемы. Если в результате вашей деятельности произошла утечка информации, коммерческая тайна стала доступной конкурентам, то виновнику этого не поздоровится. Выговор, штраф, лишение премии, увольнение, даже уголовная ответственность — всё это применяется к нерадивому сотруднику, смешавшему личное с рабочим.

И всё-таки, несмотря на массу проблем, согласно статистике многие сотрудники компаний и организаций продолжают пользоваться личными ящиками в служебных целях и наоборот, вести деловую переписку через собственную почту.

Лучше обратиться к руководству

Когда в 2011 году компания Mimecast исследовала причины, по которым сотрудники используют личные почтовые ящики в корпоративных целях, были получены интересные результаты. Из всех опрошенных, 79% пользовались личным ящиком для работы по причине отсутствия необходимых функций у корпоративной почты. Например, для передачи файлов большого размера в одном сообщении.

Даже такие благие намерения, как желание качественно выполнить свою работу, не оправдывают использование несанкционированной для служебной деятельности почты. Лучше обратиться к руководству и уточнить, как можно решить задачу законным путем, не допуская утечки информации. Попросите о модернизации своей корпоративной почты, получении дополнительных функций, расширении возможностей.

В экстренных случаях, когда нет доступа к корпоративной почте, но есть возможность отправить файл, используя личный почтовый ящик, лучше уточнить у руководителя о целесообразности таких действий. Так можно избежать нарушения конфиденциальности и получить чёткие критерии данных, которые можно переслать через личную почту. Кстати, после отправки письма его лучше удалить из переписки.

Оставайтесь всегда бдительными, не забывайте о коммерческой тайне, пользуйтесь корпоративной почтой, обращайтесь к руководителю, если есть проблема с отправкой корреспонденции по установленному каналу связи. Эти советы помогут избежать проблем как отдельному сотруднику, так и компании в целом.


При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт TENDENCE.RU обязательна!

265 просмотров