Привычная корпоративная почта или электронная почта в облаке?

Облачные почтовые сервисы известны уже довольно давно, но пока широко не рассматривались крупным бизнесом в качестве альтернативы обычной электронной почте и, тем более, основного канала доступа к корпоративной переписке. Ситуация изменилась с ростом популярности мобильных устройств. Традиционные почтовые серверы не могут обеспечить постоянный доступ и полный функционал, при этом являясь отличным инструментом в замкнутой корпоративной системе. Оптимальным вариантом для работы с помощью смартфона или планшета являются облачные почтовые серверы, благодаря адаптивности они обеспечивают больше доступных возможностей.

Особенности корпоративной почты

Почта в стандартном понимании подразумевает наличие почтового сервера, которым может выступать Microsoft Exchange. В паре с ним работает почтовый клиент — Microsoft Outlook. Такая связка является привычной для большинства пользователей из бизнес-среды, а также для системных администраторов. При этом привычка настолько сильная, что сисадмины не спешат переводить компании на другие почтовые клиенты.

В данной ситуации основным аргументом против корпоративной почты является безопасность данных. Многие поставщики соответствующих услуг не гарантируют полной защиты информации, но таковой гарантии быть и не может. Самым лучшим способом защитить данные является полное отключение от сети. Такой вариант не может быть рассмотрен, так как пострадает функциональность корпоративной почты. При этом внутрисетевые коммуникации возможны.

Справедливости ради стоит отметить, что зачастую успешные атаки на почтовые сервера связаны с человеческим фактором:

• слабые пароли;
• бездумный запуск вредоносных вложений, поступающих с незнакомых адресов;
• передача паролей по открытым каналам связи;
• передача конфиденциальной информации третьим лицам.

При этом облачные почтовые сервисы имеют свои достоинства, которые могут вполне превысить недостатки.

Достоинства облачной почты

Перенос электронной почты в облачный сервис имеет свои положительные стороны, которые обязательно стоит учитывать при принятии решения. Достоинств несколько:

• Более гибкая работа по сравнению с обычной почтой — доступ к переписке и всем функциям возможен в любом месте и с любого устройства, единственное условие, это наличие доступа к интернету.
• Большинство основных поставщиков услуг облачной электронной почты предоставляют возможность архивного хранения информации, зачастую бесплатную. В случае использования локального почтового сервиса объем ящика может быть ограничен, как правило, возможностями почтового клиента.
• Несмотря на удобный интерфейс облачных сервисов, многие пользователи предпочитают использовать более привычные почтовые клиенты — облако предоставляет такую возможность, обеспечивая интеграцию с популярными программами. В последних существует расширенный функционал, в частности, календарь, органайзер, планировщик, управление контактами. При этом большинство пользователей не придают значения, откуда в почтовый клиент поступают сообщения — с локального сервера или облака.
• Отсутствует необходимость в дополнительных антиспам-фильтрах и антивирусных программах, провайдеры облачной электронной почты предлагают подобные услуги в комплексе.
• Нет необходимости в дополнительных финансовых вложениях, облачные сервисы не требуют наличия специального оборудования, приобретения лицензий. Иногда в качестве промо-акции можно получить услуги облачной почты бесплатно.

Проблемы облачных почтовых сервисов

При выборе стоит помнить, что электронная почта – важный инструмент для любого бизнеса. Облачные сервисы не учитывают особенностей бизнеса, это больше однотипные решения, обеспечивающие стандартные услуги и функции. Решение индивидуальных задач возможно только с помощью корпоративной почты.

Кроме того, ограниченные возможности существуют в сфере безопасности, интеграции в собственные API, маршрутизации, инструментах для управления и сбора отчетности.