8 (800) 707-46-28
Бесплатный звонок из регионов

Особенности и преимущества корпоративной почты

Главная / Статьи / Особенности и преимущества корпоративной почты

Без электронной почты практически ни одно предприятие не сможет функционировать нормально. Почта используется не только для связи с клиентами – с ее помощью происходит обмен информацией с поставщиками, осуществляются коммуникации между сотрудниками и структурными подразделениями. При этом электронная почта — еще и мощный маркетинговый инструмент, поскольку используется для рекламы, информирования покупателей о распродажах и скидках. Допустимо ли обходиться одним ящиком и использовать рабочую почту в личных целях и наоборот?

Корпоративная почта

Её используют исключительно в интересах организации. От личной отличается адресом, который имеет следующий вид: пользователь@компания.домен. Корпоративная почта работает на доменном имени компании, как правило одинаковым с её сайтом.

Личная почта используется в личных целях сотрудниками и принадлежит конкретному человеку, физическому лицу. Как правило, регистрация выполняется в бесплатных сервисах.

В серьёзных организациях не допускается пересечение личного и рабочего почтовых ящиков. Для рабочей переписки рекомендовано использование только корпоративной почты, для иных целей — личной. На практике зачастую сотрудники нарушают правила по причине незнания и непонимания запрета.

Корпоративная почтовая почта в компании

Негативные стороны использования личного ящика в деловой переписке

Из-за нерадивых сотрудников, пользующихся личными адресами в рабочих целях, страдает безопасность:

  • бесплатные почтовые сервисы имеют низкую степень защиты — переписка может быть доступной злоумышленникам, база адресов использоваться для рассылки спама. Как следствие страдает репутация организации;
  • существует риск отправки служебного сообщения не по адресу и потери конфиденциальности, причем в обе стороны (родные могут получить служебную информацию, а деловые партнеры – письмо личного содержания);
  • в случае увольнения человека, использующего личный ящик в служебных целях, будет утерян доступ к нему, адресной книге и базе данных.

Кроме того, использование личной почты в корпоративных целях может негативно влиять на имидж предприятия, его развитие и продвижение на рынке.

Преимущества

Степень защиты – в этом направлении корпоративная почта способна дать фору личным ящикам. Её не только тяжелее взломать злоумышленникам, она надёжно защищена от вирусов. При правильной настройке подделать адрес практически невозможно, мошенники не смогут использовать его для рассылки спама от имени компании.

Политика безопасности корпоративной почты защищает письма от попадания в спам. Ваша переписка будет сразу же видна получателю, поскольку владелец ящика и домена – это одно лицо.

Ещё один плюс корпоративной почты – централизованное управление ящиками. Руководитель компании, отдела или доверенное лицо могут создавать почтовые ящики в любом количестве, удалять аккаунты, администрировать пароли, контролировать переписку.

Контроль входящей и исходящей переписки

Обеспечивая своих сотрудников доступом к корпоративной почте, работодатель имеет полное право на её перлюстрацию Это необходимо для контроля за использованием рабочего инструмента, его эффективностью и безопасностью. Перлюстрация позволяет быстро обнаружить утечку информации или несанкционированное использование, в том числе в личных целях.

Доверенное лицо или сам директор компании имеют право на такую проверку и полный контроль, даже учитывая ссылку некоторых сотрудников на ст. 23 Конституции РФ. Указанная статья говорит о неприкосновенности жизни и тайне переписки.Однако, статья 23 неприменима к корпоративной почте, так как она принадлежит компании и руководитель имеет право контролировать качество служебных обязанностей и проверять корпоративную почту.

Использование рабочего ящика в качестве собственного можно расценивать как нарушение трудовых отношений. Крупные корпорации могут даже увольнять работников за такие проступки.

Подключение специализированных систем управления

Для повышения эффективности рабочего процесса системы управления CRM и ERP подключают к корпоративной почте. С их помощью можно облегчить общение с покупателем, поскольку программное обеспечение уже содержит базу данных и истории покупок. Правильно настроенная система в автоматическом режиме может напоминать о встрече, заказе, других важных событиях, связанных с конкретным клиентом. ERP-система облегчает документооборот и приводит бизнес-процессы организации к единому стандарту.

Создание корпоративного почтового ящика

Если компания желает полностью контролировать корпоративную почту и эффективно управлять ей, рекомендуется создание корпоративного почтового ящика на специализированном хостинге почты. Так организация сможет полностью контролировать переписку, не допуская прохождения важной информации на серверах, уязвимых для злоумышленников. Хостинг-провайдер Tendence.ru профессионально обеспечивает работу почтового хостинга с 2006 года. Провайдер обладает собственными мощностями, в том числе и автономной системой, для надёжного и бесперебойного предоставления услуги. Специалисты компании готовы помочь с любым вопросом в сфере корпоративной почты в любое время 7 дней в неделю, без праздников и выходных.


При перепубликации статьи установка активной индексируемой гиперссылки на источник - сайт TENDENCE.RU обязательна!

34 просмотра